GOPI-Biz.Smart

Chụp hoặc chọn ảnh chứng từ → tự cắt viền, nắn góc, làm trắng nền → nhập tên, bấm Lưu tài liệu. File lưu vào kho Tài liệu Scan của công ty.

Người nhận bấm Nhận việc, làm xong bấm Báo hoàn thành; người giao kiểm tra rồi Xác nhận hoặc yêu cầu làm lại.

Trả lời câu hỏi của Ban Giám đốc, xem trước và đồng ý phiếu lương.

Tên đăng nhập là họ tên viết liền không dấu (vd: nguyenvana). Mật khẩu do bạn đặt (tài khoản mới dùng mật khẩu tạm cửa hàng cấp).

Quên mật khẩu: liên hệ cửa hàng trưởng / văn phòng công ty để được cấp mật khẩu tạm.

Điền hồ sơ để được tạo tài khoản chấm công (dùng được sau khi Giám đốc duyệt).

Để bảo vệ tài khoản, hệ thống yêu cầu bạn đặt mật khẩu mới trước khi tiếp tục. Mật khẩu cũ (6 số hoặc mật khẩu tạm) sẽ không dùng được nữa.

Hệ thống tự kiểm tra mỗi lần có lượt chấm / bổ sung (không cần bấm kiểm tra): thiếu giờ, có lịch không chấm, gối đầu quá 30 phút (gối ≤ 30 phút không báo, tính đủ công; quá 30 phút thì phần gối chưa tính công đến khi Giám đốc / PGĐ duyệt), Ca 1 quá 1 người (chỉ học việc được 1 thử việc / chính thức kèm), Ca 2 / Ca 3 quá 2 người, ca trống. Bấm loại lỗi để lọc bảng; bấm “Bổ sung” để sửa ngay, đúng thực tế thì “Giải trình” gửi Giám đốc duyệt.

Tiền mặt phải nộp = doanh thu Sapo − các khoản không dùng tiền mặt hợp lệ (Grab, Shopee, chuyển khoản, VNPAY đã ghép đơn) − tiền mặt chi tại quầy. Cần kiểm tra chia 4 nhóm: đơn Sapo đang tính tiền mặt (chưa thấy tiền về / ghép lệch / tự tính tiền mặt), tiền không dùng tiền mặt chưa có đơn (điền mã đơn – đơn nguồn khác vẫn ghép được), đơn đã ghép (ghép lại, lọc đơn tạo nhầm nguồn để điều chỉnh hoá đơn điện tử) và đã đánh dấu. Gửi xong – chỉ khi Giám đốc duyệt mới ghi vào file giao ca.

Thiếu giờ vào/ra hoặc có lịch trực nhưng không chấm (tháng này, nhân viên bạn phụ trách). Bấm “Bổ sung” để điền sẵn vào phiếu bên dưới.

Dùng khi nhân viên quên chấm. Mọi lần bổ sung đều ghi tên người thực hiện và được tô màu để kế toán kiểm tra.

Bắt buộc nhập ĐỦ giờ vào và giờ ra của khung làm việc. Nếu nhân viên đã chấm vào nhưng quên chấm ra: chọn Ghi đè và nhập lại đủ cả hai giờ. Giờ ra nhỏ hơn giờ vào = ca qua đêm.

Chọn mã cho từng ngày: 1/2/3/4 = ca, X = hành chính, a = nghỉ tuần, P = phép, O = ốm, K2 = ca 2 ở chi nhánh khác. Ô viền cam = chưa lưu. Kéo ngang để xem đủ tháng.

Nhập địa chỉ hoặc dán tọa độ (giữ tay lên điểm trên Google Maps để lấy, dạng 16.0601, 108.2400). Kiểm tra bằng “Xem bản đồ” trước khi lưu.

Nhân viên tự điền hồ sơ tại link đăng ký. Duyệt xong tài khoản dùng được ngay; dòng lương được thêm vào sheet Nhân sự (nền vàng) để kế toán bổ sung.

Nhập số tiền mặt đếm được ở quầy khi giao ca. Ô có chữ xám = đang dùng số trong file cửa hàng trưởng; gõ số vào là ghi đè số đó. Lưu xong số được lưu trên V3 (đè lên cột "Tiền quầy thực tế" của file V2, file V2 gửi lại cũng không mất) và thiếu / dư của ca tính lại ngay. Xoá trắng ô = quay về số của file V2.

Giống menu Đối soát giao ca → Cập nhật dữ liệu mới trong file Giao ca, làm ngay trên V3. Từ lần cập nhật đầu tiên ở đây, dữ liệu 5 file của kỳ do V3 giữ: gói V2 gửi sau chỉ còn cập nhật Nhập giao ca, chi tiền, nhân viên; ghép / duyệt trên file Google không còn vào V3.

Chọn các file: Sapo (Danh sách đơn hàng) · Sao kê ngân hàng · VNPAY · Grab (.csv) · Shopee. Không bắt buộc đủ 5 file – nguồn nào không tải thì giữ dữ liệu cũ của nguồn đó.

Đang đọc thông tin file giao ca…

Chạy lại kiểm tra giao ca (không cần tải file) – dùng sau khi đổi quy tắc đối soát: áp dụng quy tắc mới nhất (đơn Sapo VietQR / VNPAY không có giao dịch → tự động tiền mặt), tự đóng đề xuất phần mềm đã ghép đúng, tính lại bảng quỹ và kiểm tra lỗi tính tiền. Mất khoảng 1–2 phút.

Tạo kỳ đối soát tháng mới (V1.84) – mỗi tháng một file giao ca riêng cho nhẹ. Phần mềm sao chép file đang dùng thành file tháng sau (ví dụ "Giao ca T11.2026"), xoá dữ liệu tháng cũ trong file mới, đặt ngày đầu kỳ và chuyển phần mềm sang file mới. File tháng cũ giữ nguyên (CauHinh › FileDoiSoatTruoc): lần tải dữ liệu sau, các dòng đến hết ngày cuối tháng cũ tự vào file cũ, từ ngày 01 vào file mới. Làm từ ngày 25 trở đi, nên duyệt hết đề xuất của tháng cũ trước. Mất khoảng 1–3 phút.

Chọn nhân viên mới (hồ sơ tự đăng ký), kiểm tra Mã nhân viên MISA rồi bấm tải. File Excel đúng mẫu Nhập khẩu Hồ sơ của MISA AMIS – vào Thông tin nhân sự → Hồ sơ → Nhập khẩu và chọn file này. Mã MISA được gợi ý tiếp theo mã lớn nhất đang có, sửa được.

Chọn tháng (và chi nhánh nếu cần), đánh dấu các file cần tải. Chốt lần lượt 3 bước: bảng công → bảng lương → phiếu lương. File Excel xuất ra chỉ có dữ liệu và công thức (không ghi chú, không tô lỗi); file chưa chốt có chữ (TẠM TÍNH) ở tên file. Lỗi cần điều chỉnh xem ở Kiểm tra lỗi tháng này.

Đang kiểm tra…

Đánh dấu các mục cần tải rồi bấm Tải các mục đã chọn – hệ thống tạo và tải lần lượt từng file.

Sửa chữ, màu, font của phiếu lương. Bản xem thử (dữ liệu giả) nằm bên dưới. Bấm Lưu thì phiếu xuất từ bây giờ theo mẫu mới.

Mọi quyền của hệ thống nằm ở một bảng duy nhất (sheet PhanQuyen): chấm công, lịch trực, bảng công, giao ca, sửa giao ca, hồ sơ, duyệt nhân viên, giao việc, POS dự phòng và các chức năng Trụ sở chính. Mỗi quyền cấp theo chức vụ; ngoài ra có thể thêm riêng hoặc bỏ riêng cho từng nhân viên. Người đó tải lại trang là có hiệu lực.

Ảnh hiện ở màn hình chính và hồ sơ của bạn. Chọn ảnh chân dung rõ mặt; ảnh được cắt vuông và thu nhỏ trước khi gửi.

Ít nhất 8 ký tự, có ít nhất 1 chữ viết hoa và 1 ký tự đặc biệt. Đổi xong, các thiết bị khác đang đăng nhập sẽ tự đăng xuất.

Tên, năm sinh, giới tính (sheet HoSo), chi nhánh (sheet NhanVien), tình trạng hợp đồng tính theo ngày học việc / thử việc / chính thức và lương (sheet Nhân sự của file lương). Loại HĐ lấy theo MISA (không có thì theo cột F file lương). Lương thử việc để trống = 85% lương chính thức; người đã chính thức không hiện lương thử việc. Chỉ xem, không sửa – sửa ở file lương / HoSo rồi bấm Làm mới.

Làm lần lượt 3 bước: 1. nối tên Sapo với nhân viên · 2. nhập doanh số Grab/Shopee trên app và hàng hết hạn · 3. chấm điểm xếp loại. Xong bấm Lưu & tính vào file lương.